第一章總則
1. 為使檔案管理工作規(guī)範(fàn)化、科學(xué)化，確保學(xué)院檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，根據(jù)學(xué)校要求，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本辦法。
2.學(xué)院檔案由學(xué)院院長(zhǎng)分管，日常工作由學(xué)院行政秘書、教學(xué)秘書負(fù)責(zé)。
3.學(xué)院在工作活動(dòng)中形成的全部檔案均集中統(tǒng)一管理。
第二章 歸檔範(fàn)圍
學(xué)院檔案是學(xué)院職能活動(dòng)的原始記錄，主要包括黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研和實(shí)驗(yàn)室工作中形成的各種文件材料。學(xué)院檔案文件中凡需向?qū)W校報(bào)送的，應(yīng)將正本上報(bào)、學(xué)院留存副本。具體包括：
（一）黨政管理類
主要包括黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的 各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄，各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于黨群管理的文件材料。
（二）行政類
主要包括行政工作的各種會(huì)議、會(huì)議記錄及紀(jì)要，上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行管管理的材料。
（三）學(xué)生類
主要包括學(xué)生的入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
（四）教學(xué)類
主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等活動(dòng)文件材料。
（五）科研類
主要包括反映科研管理、科研研究等活動(dòng)文件材料。
（六）儀器設(shè)備類
主要包括各種國(guó)産和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中産生的文件材料。
（七）産品生産類
主要包括高等學(xué)校在産學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
（八）出版物類
主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本學(xué)院老師出版的專著、教材等。
第三章 檔案管理人員職責(zé)
1.督促各專任教師，按規(guī)定做好文件材料的收集、整理、歸檔、移交、保管工作。
2.集中統(tǒng)一管理學(xué)院在教學(xué)工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案。
3.認(rèn)真執(zhí)行學(xué)校教務(wù)處及學(xué)院有關(guān)教學(xué)檔案工作的政策、規(guī)定，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，管理好各類檔案，確保檔案的完整、安全。
4.主動(dòng)、及時(shí)地收集本院在教學(xué)工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料，認(rèn)真做好整理、鑒定和保管工作。
第四章 檔案的保管制度
1.學(xué)院檔案由教學(xué)秘書、行政秘書管理，其餘人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入教學(xué)檔案室；教師如需借用，需經(jīng)學(xué)院院長(zhǎng)批準(zhǔn)并征得秘書的同意進(jìn)行登記後方可帶出檔案室；借用的檔案必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。查閱檔案時(shí)，不允許在案卷上圈劃、批注、磨損、塗改、剪裁及拆散檔案。
2.定期組織人員，對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。凡遇重大問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)彙報(bào)。
3.檔案的處理要做到及時(shí)登記、及時(shí)催辦、及時(shí)歸卷；要做到不積壓、不錯(cuò)漏、不遺失。
4.各類檔案移交時(shí)，必須經(jīng)檔案管理人員清點(diǎn)檢查，辦好交接手續(xù)。
5.積極做好檔案資料的“四平時(shí)”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
6.檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、放光、防盜，確保檔案安全。
7.按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格注意保密，不得洩密。
